Dataskyddspolicyn gäller för Ploveksperten ApS och Farmimplement ApS (företaget).

Policyn ska bidra till att säkerställa och dokumentera att företaget skyddar sina personuppgifter i enlighet med reglerna för behandling av personuppgifter. Policyn bidrar också till att företaget informerar om behandlingen och användningen av de registrerade personuppgifterna.

Policyn ses över årligen.

Förteckning över behandling av personuppgifter

Företaget behandlar personuppgifter som rör:

• Medarbetare
• Kunder
• Leverantörer
• Sökande

Företaget har upprättat en förteckning över behandling av personuppgifter. Förteckningen ger en översikt över de behandlingar som företaget ansvarar för.

Personuppgifterna är en förutsättning för att företaget ska kunna ingå anställnings-, kund- och leverantörsavtal.

Syfte och laglighet för behandlingen

Personuppgifter behandlas och arkiveras i samband med:

• Personaladministration, inklusive rekrytering, anställning, uppsägning och utbetalning av löner
• Masterdata för kunder, order och försäljning
• Masterdata för leverantörer, beställningar och inköp
• Kontrakt

Behandlingen är laglig enligt den rättsliga grund som anges i den bifogade förteckningen.

Företaget använder inte personuppgifter för andra ändamål än de som anges. Företaget samlar inte in mer personuppgifter än vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålet.

Lagring och radering

Företaget har infört följande allmänna riktlinjer för lagring och radering av personuppgifter:

• Personuppgifter lagras i fysiska arkiv.
• Personuppgifter lagras i IT-system och på serverhårddiskar.
• Personuppgifter lagras inte längre än vad som är nödvändigt för ändamålet med behandlingen.
• Personuppgifter om anställda raderas fem år efter anställningens upphörande, och personuppgifter om sökande raderas efter sex månader.

Datasäkerhet

Baserat på den bifogade riskbedömningen har företaget implementerat följande säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter:

• Endast anställda som har ett arbetsrelaterat behov av tillgång till de registrerade personuppgifterna har tillgång till dem, antingen fysiskt eller via IT-system med behörighetshantering.
• Alla datorer har lösenord, och anställda får inte dela sina lösenord med andra.
• Datorer måste ha en brandvägg och ett antivirusprogram installerat, som måste uppdateras regelbundet.
• Personuppgifter raderas på ett säkert sätt när IT-utrustning fasas ut och repareras.
• USB-minnen, externa hårddiskar etc. som innehåller personuppgifter måste förvaras i en låst låda eller ett låst skåp.
• Fysiska mappar förvaras i ett låst kontor eller i låsta skåp.
• Personuppgifter i fysiska filer raderas genom makulering.
• Alla anställda måste få instruktioner om vad de får göra med personuppgifter och hur personuppgifter måste skyddas.

Offentliggörande

Personuppgifter om anställda kan lämnas ut till offentliga myndigheter, t.ex. SKAT (den danska skattemyndigheten) och pensionsbolag.

Databehandlare

Företaget använder endast databehandlare om dessa kan garantera att de kommer att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att uppfylla kraven i personuppgiftslagstiftningen. Alla databehandlare undertecknar ett databehandlingsavtal innan behandlingen påbörjas.

Rättigheter

Företaget skyddar de registrerades rättigheter, inklusive rätten till tillgång, återkallande av samtycke, rättelse och radering, och informerar de registrerade om företagets behandling av personuppgifter. De registrerade har också rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten.

Brott mot säkerheten för personuppgifter

Vid ett brott mot personuppgiftsskyddet ska företaget anmäla brottet till dataskyddsmyndigheten så snart som möjligt och inom 72 timmar. Direktören ansvarar för att detta görs. Anmälan ska beskriva överträdelsen, de grupper av personer som berörs, konsekvenserna av överträdelsen för dessa personer och hur företaget har åtgärdat eller kommer att åtgärda överträdelsen. I fall där överträdelsen innebär en hög risk för de personer vars personuppgifter behandlas av företaget kommer företaget också att underrätta dessa personer. Företaget dokumenterar alla personuppgiftsöverträdelser på en åtkomstkontrollerad enhet.